Protection des données

Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 8 juillet 2026

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1. Introduction

La présente politique de confidentialité a pour objet de vous informer, de manière claire et transparente, sur la manière dont HOKKO studio collecte, utilise, conserve et protège vos données personnelles lorsque vous naviguez sur le site hokkostudio.fr, utilisez nos formulaires de contact, prenez rendez-vous, sollicitez un devis ou accédez à votre espace client.

HOKKO studio accorde une importance particulière au respect de votre vie privée et s'engage à traiter vos données conformément au Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD) et à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés.

2. Responsable du traitement

Le site « HOKKO studio » est exploité par deux entrepreneurs individuels (micro-entreprises) exerçant sous un nom commercial commun. Ils agissent en qualité de responsables conjoints du traitement au sens de l'article 26 du RGPD :

  • Quentin Fournier (développement), entrepreneur individuel (micro-entreprise): SIRET 103 281 929 00010: HOKKO studio, Place des 4 Chemins, 04130 Volx, France
  • Mathis Artaud (graphisme), entrepreneur individuel (micro-entreprise): SIRET 931 512 032 00018: HOKKO studio, 5 avenue de Toulon, 13120 Gardanne, France
  • Contact commun : contact@hokkostudio.fr

Conformément à l'article 26 du RGPD, les responsables conjoints ont défini, par un accord interne, leurs obligations respectives quant au respect du RGPD (notamment l'exercice des droits des personnes et le devoir d'information). Les grandes lignes de cet accord sont mises à votre disposition sur simple demande à l'adresse ci-dessous. Quelle que soit cette répartition interne, vous pouvez exercer l'ensemble de vos droits auprès de chacun des responsables conjoints : l'adresse contact@hokkostudio.fr constitue le point de contact unique pour toute demande relative à vos données.

Compte tenu de la nature et du volume des traitements, aucun délégué à la protection des données (DPO) n'a été désigné au sens de l'article 37 du RGPD à ce jour.

3. Données personnelles collectées

Selon vos interactions avec nos services, nous sommes susceptibles de collecter les catégories de données suivantes :

3.1 Données d'identification et de contact

  • Nom, prénom
  • Adresse e-mail
  • Numéro de téléphone
  • Raison sociale, numéro SIRET et fonction (nos prestations étant réservées aux professionnels)
  • Justificatif de l'acceptation des CGV et de la qualité de professionnel (horodatage de la case cochée)

3.2 Données relatives à votre projet

  • Description du besoin, objectifs, budget indicatif
  • Offre ou service sélectionné
  • Fichiers joints volontairement (briefs, logos, documents)
  • Historique des échanges et devis

3.3 Données de compte client

  • Identifiant de connexion
  • Mot de passe stocké de manière chiffrée (hachage sécurisé)
  • Historique de commandes et de livrables

3.4 Données de navigation et techniques

  • Pages consultées, date et heure de visite
  • Site référent (domaine d'origine)
  • Type d'appareil (ordinateur, mobile, tablette)
  • Adresse IP traitée sous forme hachée et non conservée en clair

3.5 Conversations avec l'assistant « Milo »

  • Contenu des messages que vous saisissez dans l'assistant conversationnel
  • Identifiant technique de conversation et horodatage des échanges
  • Le cas échéant : note de satisfaction (👍/👎) et contenu associé si vous évaluez une réponse
  • Le cas échéant : coordonnées et message si vous demandez à être recontacté via le formulaire intégré au chat

Ces échanges sont traités pour assurer le fonctionnement et la sécurité de l'assistant, répondre à vos questions et, le cas échéant, traiter votre demande de contact. Nous vous invitons à ne pas communiquer de données sensibles ou de données personnelles de tiers via Milo. Le cadre d'utilisation et de responsabilité de l'assistant est précisé dans les conditions générales d'utilisation.

Le traitement des messages repose sur un prestataire d'infrastructure d'intelligence artificielle dont les serveurs sont situés aux États-Unis. Ce traitement est temporaire et encadré par les clauses contractuelles types de l'Union européenne. Les données transmises à ce prestataire ne sont pas utilisées pour l'entraînement de modèles ni revendues à des tiers.

Par ailleurs, HOKKO studio conserve localement (sur ses serveurs hébergés en France) une copie des messages de conversation pendant 30 jours maximum, afin d'assurer la continuité de la session, la sécurité du service et le diagnostic technique. Au-delà de ce délai, les messages sont supprimés automatiquement.

Nous ne collectons pas de données sensibles au sens de l'article 9 du RGPD (origine raciale, opinions politiques, santé, etc.), sauf si vous nous les communiquez volontairement dans le cadre d'un projet et que cela s'avère strictement nécessaire.

4. Finalités et bases légales

Vos données sont traitées pour les finalités suivantes :

  • Gestion des demandes de contact et de devis - base légale : exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande (art. 6.1.b RGPD)
  • Prise de rendez-vous et échanges commerciaux - base légale : exécution de mesures précontractuelles (art. 6.1.b RGPD)
  • Exécution des prestations et suivi de la relation client - base légale : exécution du contrat (art. 6.1.b RGPD)
  • Gestion de l'espace client - base légale : exécution du contrat (art. 6.1.b RGPD)
  • Facturation, comptabilité et obligations légales - base légale : obligation légale (art. 6.1.c RGPD)
  • Fonctionnement de l'assistant Milo - base légale : intérêt légitime à assurer un service d'information et de contact (art. 6.1.f RGPD) ; pour les demandes de recontact via Milo : exécution de mesures précontractuelles (art. 6.1.b RGPD)
  • Mesure d'audience interne du site - base légale : intérêt légitime à améliorer nos services (art. 6.1.f RGPD), dans le respect de votre vie privée
  • Sécurité du site et prévention de la fraude - base légale : intérêt légitime (art. 6.1.f RGPD)
  • Prospection commerciale auprès de clients existants - base légale : intérêt légitime, avec possibilité d'opposition à tout moment (art. 6.1.f RGPD et art. L.34-5 du CPCE)

Nous ne prenons aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques vous concernant.

5. Sources de collecte

Vos données peuvent être collectées :

  • directement auprès de vous, via les formulaires du site, par e-mail, téléphone ou lors d'échanges commerciaux ;
  • automatiquement, lors de votre navigation sur le site (données techniques et de mesure d'audience) ;
  • lors de la création et de l'utilisation de votre espace client.

6. Destinataires des données

Les données personnelles collectées sont destinées aux équipes internes de HOKKO studio habilitées dans le cadre de leurs fonctions.

Elles peuvent également être communiquées à des sous-traitants agissant pour notre compte et selon nos instructions, notamment :

  • OVH SAS - hébergement du site et des données
  • OVH / prestataire de messagerie - envoi d'e-mails transactionnels
  • Prestataire d'infrastructure d'intelligence artificielle - traitement temporaire des messages de l'assistant Milo (serveurs situés aux États-Unis, encadrés par les clauses contractuelles types de l'UE)
  • Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd.) et/ou PayPal (PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A.) - prestataires de paiement, le cas échéant, pour le traitement sécurisé des transactions. Ces prestataires agissent en qualité de sous-traitants (ou de responsables de traitement pour les données strictement nécessaires à la lutte contre la fraude et au respect de leurs propres obligations légales) et disposent de leurs propres politiques de confidentialité.

Nos sous-traitants sont sélectionnés pour leurs garanties en matière de sécurité et de conformité au RGPD. Ils n'utilisent vos données qu'aux fins définies par HOKKO studio.

Vos données ne sont ni vendues ni louées à des tiers à des fins commerciales.

7. Transferts de données hors Union européenne

En principe, vos données sont hébergées et traitées au sein de l'Union européenne (hébergement OVH en France).

Le fonctionnement de l'assistant Milo implique un transfert temporaire de vos messages textuels vers des serveurs situés aux États-Unis, via un prestataire d'infrastructure d'intelligence artificielle. Ce transfert est encadré par les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne (décision 2021/914), complétées par des mesures techniques et organisationnelles appropriées. Les données ainsi transmises ne sont pas conservées par ce prestataire au-delà du temps strictement nécessaire à la génération de la réponse, et ne sont pas utilisées pour l'entraînement de modèles.

Pour tout autre transfert vers un pays tiers, HOKKO studio s'assurera que des garanties appropriées sont mises en place conformément au chapitre V du RGPD.

8. Durées de conservation

Nous conservons vos données personnelles uniquement pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées :

  • Demandes de contact sans suite commerciale : 3 ans à compter du dernier contact
  • Demandes de projet / devis (formulaire « Démarrer un projet ») sans suite commerciale : 3 ans à compter de la demande, puis suppression automatique
  • Rendez-vous téléphoniques (créneaux réservés) : 3 ans à compter de la prise de rendez-vous, puis suppression automatique
  • Données clients et dossiers de projet : durée de la relation contractuelle, puis archivage pendant 5 ans à des fins probatoires
  • Données comptables et facturation : 10 ans conformément aux obligations légales
  • Comptes clients inactifs : suppression ou anonymisation après 3 ans d'inactivité, sauf obligation contraire
  • Messages de l'assistant Milo : 30 jours maximum, puis suppression automatique
  • Retours de satisfaction Milo (👍/👎) : 24 mois maximum, à des fins d'amélioration interne du service
  • Demandes de contact via Milo : 3 ans à compter du dernier contact, puis suppression ou anonymisation
  • Données de mesure d'audience : agrégées et conservées 24 mois maximum
  • Journaux de sécurité : 12 mois maximum

À l'issue de ces délais, les données sont supprimées ou anonymisées de manière irréversible.

9. Sécurité des données

HOKKO studio met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données contre la destruction accidentelle ou illicite, la perte, l'altération, la divulgation ou l'accès non autorisé, notamment :

  • chiffrement des communications (HTTPS/TLS) ;
  • hachage sécurisé des mots de passe ;
  • contrôle des accès aux espaces d'administration ;
  • sauvegardes régulières ;
  • hébergement auprès d'un prestataire certifié.

En cas de violation de données susceptible d'engendrer un risque élevé pour vos droits et libertés, nous vous en informerons dans les conditions prévues par le RGPD.

10. Vos droits

Conformément au RGPD et à la loi Informatique et Libertés, vous disposez des droits suivants :

  • Droit d'accès : obtenir la confirmation que des données vous concernant sont traitées et en recevoir une copie
  • Droit de rectification : faire corriger des données inexactes ou incomplètes
  • Droit à l'effacement : demander la suppression de vos données dans les limites prévues par la loi
  • Droit à la limitation : demander la suspension temporaire d'un traitement
  • Droit d'opposition : vous opposer à un traitement fondé sur l'intérêt légitime, y compris la prospection
  • Droit à la portabilité : recevoir vos données dans un format structuré et les transmettre à un autre responsable, lorsque le traitement est fondé sur le consentement ou le contrat et automatisé
  • Droit de retirer votre consentement : à tout moment, lorsque le traitement est fondé sur le consentement, sans affecter la licéité du traitement antérieur
  • Droit de définir des directives post-mortem : relatives au sort de vos données après votre décès (France)

Pour exercer vos droits, adressez votre demande à contact@hokkostudio.fr en précisant l'objet de votre requête et en joignant une copie d'un justificatif d'identité si nécessaire. Nous vous répondrons dans un délai d'un mois, prolongeable de deux mois en cas de complexité.

Pour en savoir plus sur les cookies et traceurs, consultez notre politique cookies.

11. Mineurs

Nos services s'adressent principalement à un public professionnel ou majeur. Le site n'est pas destiné aux personnes de moins de 16 ans. Si vous êtes parent ou représentant légal et pensez que votre enfant nous a transmis des données, contactez-nous afin que nous puissions les supprimer.

12. Modifications de la politique

HOKKO studio se réserve le droit de modifier la présente politique de confidentialité à tout moment afin de refléter les évolutions légales, réglementaires ou techniques. La date de dernière mise à jour est indiquée en tête de document. Nous vous invitons à la consulter régulièrement.

13. Contact et réclamation

Pour toute question ou réclamation relative à vos données personnelles :

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL (Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés) : www.cnil.fr.